Порядок ведения путевых листов в организации

Содержание

Ответственный за ведение путевых листов в организации

Порядок ведения путевых листов в организации

Печать нужно ставить только тем организациям, которые ее используют по своему Уставу. Форма оформляется в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого он должен быть возвращен уполномоченному лицу под роспись, в этом случае считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего вообще нужны путевые листы.

Кому и зачем нужны путевые листы Путевые листы, как и ранее, необходимы организации для контроля за движением автотранспорта, расчета заработной платы водителям, фиксирования расхода ГСМ, начисления амортизации на автомобиль, учета общих затрат на транспорт.

Кроме того, если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, этот документ подтверждает обоснованность рейса, законность перевозки груза и пассажиров и свидетельствует о том, что ТС находится в исправном состоянии и водитель имеет право им управлять.

Кто ответственный за заполнение путевого листа?

На этой странице:

  • Как осуществляется учет движения путевых листов на предприятии
  • Основная документация
  • Если обнаружена ошибка
  • Самостоятельно разработанная форма

Учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) субъектами предпринимательства реализуется с помощью путевых листов. Форма бланка унифицирована, в ней предусмотрены поля для отражения расхода топлива, указания маршрута движения и фактического значения пробега.

Важно Путевые листы можно использовать для контроля расходования бензина, дизельного топлива, смазочных материалов. Обязательство по оформлению специальной документации возникает у организаций, имеющих хотя бы одно транспортное средство.

Путевые листы в организации

Необходимо указать, с какой максимальной периодичностью (например, не реже одного раза в неделю или месяц) будут выписываться путевые листы конкретным сотрудникам с указанием причин принятия организацией такого решения.Маршрут движения записывается по всем пунктам следования автомобиля в самом путевом листе.

Ответственность за правильное оформление путевого листа несут руководители организации и лица, отвечающие за эксплуатацию автомобилей и участвующие в заполнении документа. Работники, заполнившие и подписавшие документы, несут ответственность за достоверность содержащихся в них данных.

В случае если путевой лист заполняется с нарушениями, это дает проверяющим органам основание исключить затраты на ГСМ из состава расходов.Кроме обязательных реквизитов, которые на основании Федерального закона от 21 ноября 1996 г.

Ответственный за путевые листы

Без этого документа, заполненного должным образом, не имеет права выйти в рейс ни одно ТС. Довольно часто предприятия компенсируют своим сотрудникам, использующим в рабочих целях личный транспорт, расходы на ГСМ.

Их подтверждают с помощью путевого листа, к тому же сотрудники ГИБДД, остановившие автомобиль, имеют право запросить эти бумаги, в которых указываются данные транспорта, водителя и назначение маршрута. С помощью этих документов любая организация списывает свои траты на топливо и получает освобождение от НДФЛ за определенный период.

В случаях, когда правила заполнения путевых листов не соблюдены, предпринимателя можно даже привлечь к административной и уголовной ответственности. Делая выводы из всего вышесказанного, можно сказать, что путевой лист — это не просто бланк, а важный документ, в котором отражены все данные о ТС, лице, им управляющем, маршруте и так далее.

Приказ о назначение ответственных лиц на оформление путевого листа

Индивидуальные бланки ПЛ Не каждой организации подходят унифицированные формы, разработанные государственными структурами. Иногда некоторые графы оказываются для той или иной фирмы лишними, поэтому допустима разработка индивидуальных бланков ПЛ.

Они должны содержать предусмотренные законом обязательные реквизиты, остальные могут быть добавлены или убраны по желанию руководителя компании. В любом случае подобный бланк считается законным и может быть представлен по требованию в соответствующие государственные структуры.

Срок действия документа Согласно правилам заполнения путевых листов, в них в обязательном порядке указывается период действия. Необходимо помнить, что унифицированная форма используется не более двадцати четырех часов.

Порядка ведения путевых листов

Правовед.RU 1108 юристов сейчас на сайте

Добрый день! Дайте пожалуйста разъяснение кто отвечает за правильностью заполнения путевого листа, механик (диспетчер) или бухгалтер. Заранее благодарю. путевые листы Виктория Дымова Сотрудник поддержки Правовед.ru Попробуйте посмотреть здесь:

  • Порядок заполнения путевых листов, если бензин закупается по смарт-картам
  • Правило заполнения путевых листов ИП

Вы можете получить ответ быстрее, если позвоните на бесплатную горячую линиюдля Москвы и Московской области: 8 499 705-84-25 Свободных юристов на линии: 6 Ответы юристов (5)

  • Все услуги юристов в Москве Помощь при переводе на неполную ставку Москва от 15000 руб. Отмена приказа о дисциплинарном взыскании Москва от 3000 руб.

Как осуществляется учет путевых листов

Эти нюансы нужно знать каждому, кто занимается проверкой и оформлением ПЛ. Обязательные графы Как мы уже упоминали ранее, каждый бланк должен включать ряд неизменяемых реквизитов, без которых он считается недействительным. При этом не имеет значения специализация ТС. Например, правила заполнения путевых листов формы 3 для легковых автомобилей подразумевают включение в бланки определенную совокупность граф и ячеек:

  1. Номер.
  2. Наименование.
  3. Период действия бланка.
  4. Информация о сотруднике организации, управляющем ТС:
  • Ф. И. О. шофера, который будет работать на указанном ТС;
  • дата в формате числа, месяца, года и время в формате часов и минут, когда проводился предрейсовый и послерейсовый медицинский осмотр шофера.

5.

Оформление путевых листов (прошина е.)

Некоторые специалисты утверждают, что они даже упростили работу специалистам. А вот другие считают новые правила заполнения путевых листов более сложными, чем предыдущие. Как бы то ни было, но знать их должен каждый предприниматель, работающий с использованием разных транспортных средств. Ранее те, кто выпускали автомобили на маршрут, должны были обязательно проставлять на документе круглую печать предприятия.

Сейчас это считается необязательным, но данные компании и владельца авто обязательно должны быть внесены в графы. Без них бланк не имеет юридической силы. В правилах, действующих с двадцать шестого февраля текущего года, указано, что в обязательном порядке в путевой лист вносятся сведения о техническом осмотре автомобиля за подписью ответственного лица.

Эти данные заполняются для всех типов ТС.

Порядок и правила заполнения путевых листов

Внимание Как осуществляется учет движения путевых листов на предприятии Система документооборота на предприятии должна быть организована с учетом специфики заполнения и хранения документов, связанных с использованием ГСМ. Для каждого случая эксплуатации транспортных средств надо выдать путевой лист.

Сведения об оформляемых бланках вносятся в журнал по форме №8. Руководство предприятий должно обеспечить сохранность путевых листов на протяжении 5 лет.

Чтобы списать ГСМ, необходимо представить в бухгалтерию квитанции об оплате топлива. При обнаружении неточностей или ошибок в заполненных полях путевого листа в него можно внести изменения.

Делается это при условии визирования исправления двумя ответственными специалистами. ВАЖНО! Если сотрудники для рабочих нужд пользуются личным транспортом, они вправе получить компенсацию за это.

Для этого в путевом листе делается пометка о принадлежности конкретного автомобиля работнику. Форма журнала №8 унифицирована, из нее нельзя удалять строки или блоки. Предприятиям разрешено расширять перечень указываемых в документе показателей.

Оптимизировать систему контроля движения путевых листов можно путем внедрения электронного учета бланков.

Автоматизация процедуры позволяет сократить временные затраты работников на работу с документами и минимизирует риски появления утечек информации. Обеспечить работоспособность электронного документооборота в сегменте учета транспорта можно при помощи специализированных программ или услуг аутсорсинга.

КСТАТИ, правильностью и полнотой заполнения путевых листов и организацией контроля их движения могут заинтересоваться органы налоговой инспекции, представители трудовой инспекции и сотрудники ГИБДД.

Источник: http://civilist-audit.ru/otvetstvennyj-za-vedenie-putevyh-listov-v-organizatsii/

Ведение учета путевых листов на предприятии

При ручном ведении путевых листов и учете расхода ГСМ высока вероятность не заметить ошибки, допущенные при заполнении определенных частей документа, или, например, забыть о сроке прохождения очередного техосмотра. Бумажные документы следует заполнять с особой внимательностью: указывать назначение поездки, маршрут, километраж, расход топлива и другие данные.

Такая работа отнимает время и требует терпения, чего диспетчерам и водителям хватает не всегда.

Между тем правильное и разборчивое заполнение путевых листов крайне важно: если налоговая инспекция в ходе проверки обнаружит, что документ составлен неверно (например, неразборчиво написан пункт назначения или имеются другие ошибки), то у нее будет основание не признавать путевой лист в качестве документа, подтверждающего осуществление расходов на ГСМ. А еще бумажные документы имеют свойство теряться.

Программа «Путевые листы и ГСМ» позволяет вести автоматизированный контроль расходов на горючее, готовить регулярные отчеты. По сути, нужно фиксировать факты поступления и расходования ГСМ, а на их основе можно проводить анализ с помощью промежуточной отчетности, где в конкретных колонках видны отклонения факта от нормы.

Важно

Также в программе «Путевые листы и ГСМ» есть нормативы расходования, связанные с сезоном, маршрутом, классом автомобиля и т д. Благодаря анализу отчетов, вы сможете выявлять подозрительные выбросы, осуществлять постоянный контроль, оперативно реагировать на ситуацию и применять управляющее воздействие.

Читайте также  Порядок обжалования протокола об административном правонарушении

Порядок учета и списания гсм по путевым листам в 2017-2018 годах

Таких колонок девять. Ведение и хранение журнала учета путевых листов Как только книга учета заполнена, ее необходимо прошить и завизировать печатью предприятия и подписью собственника предприятия. В основном, на предприятиях заполняет журнал учета бухгалтер по первичной документации либо другой уполномоченный сотрудник организации, в трудовом договоре которого прописана соответствующая обязанность.

Внимание

В индивидуальных случаях обязанность вести и регистрировать учет путевых листов возлагается на стороннюю организацию (если бухгалтерия ведется на аутсорсинге).В этом случае между сторонами подписывается соглашение с условиями сотрудничества, правами и обязанностями перед друг другом. Такой вариант законодательство РФ допускает. Кроме того, сдавать документ можно в электронном виде.

Ведение путевых листов на предприятии

Федерального Закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», без оформления путевого листа запрещается осуществление перевозок пассажиров, багажа и грузов легковыми и грузовыми автомобилями, автобусами, троллейбусами, трамваями.

Первичная учетная документация, подтверждающая расход ГСМ Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Разработанные и утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года №835 «О первичных учетных документах» должны применяться всеми организациями, независимо от их организационно-правовой формы. Порядка ведения путевых листов 5555) приказываю: от 30 июня 2000 г.

Назначение и заполнение журнала учета путевых листов по форме 8

Как осуществляется учет движения путевых листов на предприятии Система документооборота на предприятии должна быть организована с учетом специфики заполнения и хранения документов, связанных с использованием ГСМ. Для каждого случая эксплуатации транспортных средств надо выдать путевой лист. Сведения об оформляемых бланках вносятся в журнал по форме №8.

Руководство предприятий должно обеспечить сохранность путевых листов на протяжении 5 лет. Чтобы списать ГСМ, необходимо представить в бухгалтерию квитанции об оплате топлива. При обнаружении неточностей или ошибок в заполненных полях путевого листа в него можно внести изменения. Делается это при условии визирования исправления двумя ответственными специалистами.

ВАЖНО! Если сотрудники для рабочих нужд пользуются личным транспортом, они вправе получить компенсацию за это.

Автоматизированный учет путевых листов и гсм: от сложного к простому

Форма № 4 для легкового такси В бланке есть поле для записей показаний таксометра. Такой лист водитель получает только на смену, после чего он должен сдать его диспетчеру. Форма № 6 для автобусов Бланк для осуществления рейсов автобусов на городских маршрутах. В нем есть графа о предрейсовом медицинском контроле состояния водителя.

Если организации подходят такие путевые листы, бланки скачать можно прямо по ссылкам в таблице из соответствующих постановлений. На каждом учетном документе, чтобы он имел юридическую силу, обязательно должен стоять штамп организации-владельца или арендатора ТС. Кроме того, необходимо проставлять время отъезда из гаража и точное время возвращения авто на место.

Нужно принимать во внимание и другие требования к их оформлению.

Iii. порядок заполнения путевого листа 

Крупные организации и индивидуальные предприниматели, которые используют в своей отрасли различные виды транспорта, предназначенного для грузовых и пассажирских перевозок, обязаны выдавать водителям своих автомобилей путевые листы.

Такой лист служит первичным документом для контроля над расходом топлива и фиксирования километража по маршруту движения автомобиля.

Выдача предусматривается раз в сутки в начале рабочего дня или смены, или же может выдаваться на срок до одного месяца в случае длительных командировок, когда водитель выполняет свою работу более одного дня, о чем в журнале должна быть сделана соответствующая заметка.

Для мотоблоков, бензопил и другой спецтехники оформляют акты на списание топлива. Печать на путевых листах можно не проставлять, для идентификации владельца автотранспортного средства достаточно названия предприятия (арендодателя), его адреса и телефонного номера.

Норма подкреплена текстом Приказа Минтранса от 18.01.2017 г. № 17. Поставленная на бланке печать не считается ошибкой. При эксплуатации одного автомобиля несколькими водителями в посменном режиме путевки для каждого водителя выписывают отдельно.

Журнал относится к категории первичной документации, поэтому период хранения на предприятии не может быть менее 5 лет. Каждая выданная сотруднику путевка должна быть зарегистрирована в журнале.

Документ оформляется на первой странице титульным листом. На нем указывают название организации, статус и временной интервал, за который производятся записи.

На оборотной стороне он должен быть скреплен печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. В соответствующих графах указываются фамилии и должности лиц, отвечающих за ведение и оформление журнала, и их подписи.

Табличная часть состоит из 9 колонок:

  1. Порядковый номер путевого листа.
  2. Дата выдачи.
  3. Личные данные водителя.
  4. Табельный номер.
  5. Гаражный номер водителя и марка автомобиля.
  6. Подпись о получении листа водителем.
  7. Подпись диспетчера и дата приема путевого листа и других документов водителя.
  8. Подпись бухгалтера и дата приема листа.
  9. Примечание.

В журнале необходимо указывать информацию обо всех выданных путевых листах вне зависимости от их формы. Порядковые номера бланков должны быть сквозными.

При перевозке объемных грузов, требующих лицензии, необходимо заполнить графу «лицензионная карточка», а также указать номера товарных накладных в соответствии с перевозимым грузом, особенно если он представляет материальную ценность. В конце рабочей смены заполненный путевой лист передается диспетчеру, который обязан сделать запись в журнале с сохранением заполненного бланка «путевки».

По мере заполнения, предусмотренного внутренним распорядком организации, журнал необходимо передавать для проверки бухгалтеру. Для этого в журнале учета есть выделенная графа для отметок сдачи документации в бухгалтерию. В случае отсутствия лица, ответственного за ведение журнала, возможно заключение договора со сторонними организациями, которые занимаются техническим обслуживанием транспорта перед выездом на линию либо предоставляют услуги стоянки транспортных средств.

Источник: http://11-2.ru/vedenie-ucheta-putevyh-listov-na-predpriyatii/

Новый порядок заполнения путевых листов

Путевой лист является одним из основных документов, связанных с использованием автотранспорта. Однако до последнего времени правила его заполнения вызывали многочисленные споры. Министерство транспорта РФ в октябре текущего года зарегистрировало в Минюсте России приказ от 18 сентября 2008 г. № 152 об утверждении обязательных реквизитов путевого листа и порядка их заполнения.

Необходимость подобного документа была вызвана прямой ссылкой, содержащейся в ст. 6 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», возлагающей на Минтранс России обязанность утвердить порядок заполнения и обязательные реквизиты путевого листа.

Согласно этому Закону путевой лист — документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. Вместе с тем путевой лист, выписанный на автотранспортном предприятии, обычно признается документом, подтверждающим право использования водителем автотранспортного средства.

В связи с этим выписывать дополнительно доверенность на право управления не требуется.

Законом № 259-ФЗ запрещена перевозка пассажиров, багажа и грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. Необходимость для водителя иметь при себе в отдельных случаях путевой лист установлена и подп. 2.1.1 п. 2.1 Правил дорожного движения Российской Федерации, утвержденных Постановлением Совета Министров — Правительства РФ от 23 октября 1993 г. № 1090.

Таким образом, в соответствии с Законом № 259-ФЗ иметь при себе путевой лист должны водители, выполняющие только перевозки пассажиров и багажа, а также грузов. Если водитель выезжает по заданию работодателя без пассажиров, багажа и грузов, то выписывать путевой лист нет необходимости.

Оформление путевого листа по новым правилам

В настоящее время действуют унифицированные формы путевых листов на каждый вид транспортного средства, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Эти путевые листы должны применяться юридическими лицами всех форм собственности, ведущими деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являющимися отправителями и получателями грузов, которые перевозятся автомобильным транспортом.

Остальные организации, а также индивидуальные предприниматели могут использовать путевые листы, разработанные самостоятельно. В основном именно им и адресован приказ Минтранса России № 152. В соответствии с этим приказом основными реквизитами путевого листа признаются:

  • наименование и номер путевого листа — документ должен быть озаглавлен «Путевой лист» и иметь номер, который в обязательном порядке фиксируется в журнале регистрации путевых листов. Форму этого журнала организация может определить самостоятельно, но лучше воспользоваться унифицированной формой № 8 «Журнал учета движения путевых листов», утвержденной Постановлением № 78;
  • сведения о сроке;
  • действия путевого листа — если путевой лист выписывается на один день, сведения о сроке включают в себя день, месяц и год, в течение которого путевой лист может быть использован, а при выписке путевого листа на период — дату начала и окончания срока его использования. Максимальный срок, на который может быть выписан путевой лист, составляет один календарный месяц;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства: для юридического лица — полное наименование, юридический адрес и номер телефона, для индивидуального предпринимателя — фамилия, имя, отчество, почтовый адрес и номер телефона;
  • сведения о транспортном средстве — к ним относятся тип (легковой или грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а также прицепа (полуприцепа), государственный регистрационный номер, показания одометра (полные километры пробега) при выезде из гаража и заезде в гараж, дата и время выезда со стоянки и возвращения на нее;
  • сведения о водителе — в них входят фамилия, имя, отчество водителя, а также дата и время проведения предрейсо-вого и послерейсового медицинского осмотра. Отметка о прохождении медицинского осмотра должна быть проставлена медицинским работником и заверена его штампом и подписью с обязательной расшифровкой фамилии, имени и отчества.

Допускается оформление на одно транспортное средство одновременно нескольких путевых листов, по одному на каждого водителя. Такая практика обычно применяется для водителей автобусов, которые используют транспортное средство попеременно в течение одной рабочей смены.

В таком случае дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства со стоянки указываются только в путевом листе водителя, который первым выезжает с постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства проставляются лишь в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.

Читайте также  Порядок сдачи прав после решения суда

Путевые листы помимо обязательных реквизитов могут содержать и дополнительные сведения, связанные со спецификой работы организации или индивидуального предпринимателя. Например, в путевой лист заносят маршрут движения транспортного средства, адрес объекта, на котором работает транспорт, отметки о выполнении задания.

Даже если организации не занимаются деятельностью по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и не являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом, им целесообразно применять путевые листы, формы которых установлены Постановлением № 78.

При необходимости можно сократить или изменить в них ряд реквизитов, но тогда модифицированную форму путевых листов необходимо закрепить в учетной политике организации.

В частности, в путевой лист можно внести изменения, связанные со сроком его действия, поскольку официально принятые формы действительны только в течение одного дня.

Индивидуальные предприниматели при оформлении путевых листов могут воспользоваться формами, утвержденными приказом Минтранса России от 30 июня 2000 г. № 68 «О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте».

Несмотря на то что приказ отменен, приведенные в нем формы содержат все необходимые для путевых листов реквизиты и ими можно пользоваться, как и формой журнала регистрации путевых листов для индивидуальных предпринимателей, принятой этим же приказом.

Все оформленные путевые листы должны храниться в организации или у индивидуального предпринимателя не менее пяти лет с момента окончания срока их действия.

Все ли вопросы решены новым приказом

Нерешенным остается вопрос о выписке путевого листа на определенный срок (до месяца). С одной стороны, возможность выписки путевого листа на срок более одного дня установлена самим приказом № 152, с другой стороны, выясняется, что данный вывод, сделанный рядом экспертов, несколько преждевремен.

Вспомним, что выписывать путевой лист на несколько дней можно было и раньше, если транспортное средство использовалось непрерывно в течение определенного периода без заезда на постоянную стоянку (например, при командировке или работе на объекте у заказчика). К такому решению вопроса склонялись и специалисты Минфина России (см.

письмо от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129).

Однако можно ли после выхода приказа во всех случаях выписывать путевой лист на несколько дней? К сожалению, нет. Необходимость ежедневно выписывать путевой лист связана с обязанностью организации или предпринимателя каждый день заполнять кроме уже названных другие, не менее обязательные реквизиты:

  • показания одометра при выезде из гаража и возвращении в него;
  • дату и время выезда с постоянной стоянки и возвращения на нее;
  • дату и время проведения предрейсово-го и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Очевидно, что заполнение путевого листа на несколько дней правомерно, только если транспортное средство не возвращается ежедневно на место постоянной стоянки или в гараж, а смена водителя продолжается несколько дней. Как уже отмечалось, такая ситуация возможна при направлении водителя в командировку, работе на объекте у заказчика и т.п.

Нужно обратить внимание на обязательность предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Необходимость проводить медицинский осмотр водителя перед каждой рабочей сменой и после нее установлена п. 1 ст. 20 и п. 1 ст. 23 Федерального закона от 10 декабря 1995 г.

№ 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», а сам порядок проведения такого осмотра детально прописан в Методических рекомендациях «Медицинское обеспечение безопасности дорожного движения.

Организация и порядок проведения пред-рейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств», утвержденных Минздравом России и Минтрансом России 29 января 2002 г.

Можно возразить, что отметка медицинского работника не предусмотрена в ряде утвержденных Постановлением № 78 путевых листов. Например, такую отметку не содержит форма № 3 «Путевой лист легкового автомобиля». Однако очевидно, что с утверждением обязательных реквизитов путевого листа отметка в нем о прохождении предрейсо-вого медицинского осмотра водителя должна быть в обязательном порядке.

Если отметки медицинского работника нет, то сотрудник ГИБДД может признать путевой лист недействительным, водитель будет отстранен от управления транспортным средством, а само транспортное средство помещено на специальную стоянку (ст. 27.13 КоАП РФ).

В случае дорожно-транспортного происшествия руководитель организации или индивидуальный предприниматель, допустивший к управлению транспортным средством водителя без предрейсового медицинского осмотра, может быть привлечен к административной, а в некоторых ситуациях и к уголовной ответственности.

Использование путевых листов в бухгалтерском и налоговом учете

Использование путевых листов как первичных документов в бухгалтерском и налоговом учете необходимо для правильного списания горюче-смазочных материалов (в первую очередь топлива), контроля работы транспортного средства, а также учета работы водителя.

В бухгалтерском учете топливо на транспортное средство списывается по нормам расхода, установленным самой организаци- ей или индивидуальным предпринимателем.

Для определения этих норм можно воспользоваться технической документацией на транспортное средство, а также Методическими рекомендациями «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобиль-

ном транспорте», утвержденными распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р.

Кроме того, допускается установка норм использования топлива транспортным средством по акту замера расхода топлива, составляемому комиссией, назначенной организацией. Акт замера имеет произвольную форму и содержит помимо даты заполнения данные о составе комиссии, наименовании транспортного средства, а также порядке установления нормы для него. Акт подписывают все члены комиссии.

Для целей налогообложения расходы на топливо в соответствии с главой 25 Налогового кодекса РФ не нормируются. Тем не менее к налоговому учету в качестве расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, могут приниматься только экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты, направленные на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Позиция налоговых органов и специалистов Минфина России сводится к тому, что при определении обоснованности для целей налогового учета произведенных затрат на приобретение топлива необходимо учитывать Нормы расхода, утвержденные Минтрансом России (письмо Минфина России от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/640). Помимо этого из первичной документации (в частности, путевого листа автомобиля) должно быть ясно, что автомобиль использовался в деятельности, направленной на получение дохода. К таким сведениям, вписываемым в путевой лист, могут быть отнесены в том числе:

  • маршрут движения автомобиля (например, поездка к заказчикам и поставщикам, в банк, служебная командировка);
  • наименование объекта, на котором работает транспортное средство, его адрес;
  • отметки на путевом листе о времени работы транспортного средства, сделанные заказчиком.

Очевидно: если из путевого листа не будет следовать, что транспортное средство использовалось в производственной деятельности организации или индивидуального предпринимателя, то и расходы на его содержание, а также заработную плату водителя нельзя учесть для целей налогообложения.

Источник: https://gaap.ru/articles/novyy_poryadok_zapolneniya_putevykh_listov

Порядок и правила заполнения путевых листов. Кто должен выдавать путевые листы водителям :

Путевые листы представлены первичной учетной документацией, которая должна составляться каждым предпринимателем или руководителем компании, если деятельность фирмы связана с использованием автомобилей.

Если владельцем машины выступает фирма, то именно путевые листы подтверждают возможность использования ТС в процессе ведения предпринимательской деятельности. Если машина принадлежит работнику, то листки позволяют определить оптимальный размер компенсации за использование авто в служебных целях.

Заполнение путевого листа является важным процессом, так как нельзя допускать во время процедуры серьезных ошибок. Процесс выполняется должностными лицами компании.

Понятие и необходимость путевых листков

Они являются первичными документами, подтверждающими использование машины в целях компании. Они содержат важную информацию о непосредственном автотранспорте, водителе и фирме. Эти документы могут проверяться трудовой инспекцией, налоговыми инспекторами или сотрудниками ГИБДД, поэтому должностными лицами компании должны учитываться правила заполнения путевых листов. Они позволят избежать разных нарушений и ошибок.

Если проверяющими будут обнаружены какие-либо недостоверные сведения и ошибки, то это станет основанием для наложения крупных штрафов.

Зачем используются?

Заполнение путевого листа выполняется каждой организацией, которая тем или иным образом связана с необходимостью использования автотранспорта. С помощью этого документа можно добиться сразу нескольких целей, к которым относятся:

  • контролируется движение автомобиля в течение рабочего дня;
  • на основании этого документа рассчитывается зарплата водителя;
  • фиксируется количество денежных средств, которое тратится на ГСМ;
  • начисляется правильно амортизация на используемое имущество;
  • учитываются общие расходы на автомобиль.

Дополнительно путевой листок необходим водителю для предъявления сотруднику ГИБДД, так как именно он подтверждает законность перевозки грузов или пассажиров. Он выступает доказательством, что ТС находится в оптимальном состоянии, а также конкретный гражданин является официальным водителем. Если во время проверки обнаружатся ошибки в документе или вовсе выявится отсутствие путевого листа, то водитель будет привлечен к ответственности на основании ст. 12.13 КоАП.

Особенности документа

Заполнение путевого листа считается достаточно простым процессом. Каждая компания самостоятельно выбирает, будет ли использоваться единый бланк или будет разрабатываться уникальная форма этого документа, которая закрепляется во внутренней нормативной документации организации.

Если компания специализируется на перевозках людей или грузов, то процедура учета автомобилей должна выполняться только по специально утвержденной форме листа. Кто должен выдавать путевые листы водителям? Процесс выполняется исключительно работодателем, который подготавливает и заполняет этот документ. Обычно директор компании издает приказ, с помощью которого назначает ответственное лицо. Именно этот работник фирмы занимается созданием, заполнением и передачей листков водителям.

К особенностям заполнения документа относится:

  • выписывается лист исключительно при использовании автомобиля в рабочих целях;
  • не имеет значения, по какой причине владелец компании пользуется конкретным ТС, поэтому машина может принадлежать фирме на праве собственности или оформляться в аренду;
  • максимальный срок действия документа составляет 30 дней;
  • допускается выписывать его на один день или вовсе на одну поездку.

По новым правилам, действующим в 2018 году, допускается продлевать срок действия листа.

Виды документа

Правила заполнения путевых листов могут немного отличаться в зависимости от разновидности данного документа. Для каждого вида транспортного средства используется собственный вид листка. Поэтому существуют путевые листы для следующих автомобилей:

  • грузовики;
  • легковые авто;
  • специальный транспорт;
  • такси, которое может быть легковым или грузовым;
  • автобусы, которые могут предназначаться для общественных пассажирских перевозок или иных целей.

Для каждого автомобиля используется соответствующая форма бланка. Если организация самостоятельно занимается разработкой документации, то выбранная форма закрепляется в специальном журнале.

Читайте также  Организация и порядок проведения предрейсовых медосмотров водителей

Нюансы заполнения

Порядок заполнения путевого листа определяется индивидуально в каждой компании. Наиболее часто для этого используются следующие правила и особенности:

  • назначается приказом руководителя фирмы диспетчер, который оформляет путевые листы на каждый автомобиль, используемый сотрудниками в процессе осуществления рабочих обязанностей;
  • если компания является маленькой, то нередко заполняется документация непосредственным водителем автомобиля, но они вносят информацию только в одну часть бланка, которая относится к пробегу авто, для чего учитываются показатели одометра;
  • допускается для внесения сведений пользоваться специальной программой, с помощью которой скрываются лишние части документа;
  • перед отправкой машины в рейс ответственный сотрудник фирмы должен убедиться в оптимальном состоянии ТС;
  • перед рейсом даже водители должны проходить медицинский осмотр, подтверждающий, что граждане могут управлять автомобилем.

После окончания рейса листок передается обратно диспетчеру. Как только заканчивается срок действия документа, он передается на хранение в архив компании на 5 лет. За ошибки и нарушение ответственность несут руководители организации.

Образец заполнения путевого листа автомобиля можно изучить ниже.

Какие включаются сведения?

Заполнение путевого листа легкового автомобиля или грузовика должно осуществляться уполномоченным работником компании. Он должен заранее разобраться в правилах данного процесса. Обязательные реквизиты при заполнении путевого листа представлены следующими сведениями:

  • название документа;
  • его номер;
  • срок действия;
  • сведения о владельце автомобиля;
  • тип и марка машины;
  • регистрационные номера авто;
  • показатели одометра, причем они снимаются при выезде автомобиля с территории предприятия, а также при отправке ТС в гараж;
  • точное время выезда и заезда;
  • сведения об ответственном сотруднике компании, который выпускает машину на линию и составляет путевой листок;
  • информация о водителе;
  • время и дата прохождения медицинского осмотра водителя;
  • сведения о медицинском сотруднике, проводящем обследование;
  • отметка о времени и дате прохождения технического осмотра автомобиля, причем процедура может выполняться непосредственно в организации, если имеется необходимое оборудование и соответствующие специалисты;
  • информация о механике, который проводил осмотр.

Допускается вносить другие сведения в документ. Это возможно, если организация пользуется собственным бланком путевого листа.

Какие сведения не являются обязательными?

Порядок заполнения путевого листа может немного отличаться в разных компаниях. При этом учитываются следующие моменты:

  • не требуется наличие на листке печати компании с реквизитами;
  • особенно много внимания должно уделяться изучению технического состояния автомобиля;
  • упразднена в законе единая форма данного документа;
  • не возникает необходимость указывать в тексте маршрут, так как требуется вносить только данные, представленные показателями одометра.

На практике сотрудники ГИБДД или служащие других проверяющих органов часто считают, что отсутствие сведений о маршруте является серьезным нарушением, поэтому водители и владельцы компаний привлекаются к ответственности. В этом случае приходится обращаться в суд для оспаривания крупных штрафов. Чтобы избежать таких неприятных ситуаций, рекомендуется непосредственно в тексте документа прописывать, какова конечная точка маршрута.

Нюансы использования документа

Заполнение путевого листа грузового автомобиля или другого транспорта, является обязательным процессом для любой компании, применяющей разные машины для рабочей деятельности. Использование этого документа отличается следующими особенностями:

  • форма 4-С применяется, если для расчета оплаты труда водителя применяются сдельные показатели;
  • если используется повременная оплата труда, то создается путевой лист по форме 4-П;
  • кроме этого документа у водителей должна иметься сопроводительная документация, представленная транспортной накладной на перевозимый груз;
  • выписывается документ исключительно ответственным лицом, работающим в конкретную смену;
  • в документе должны ставиться отметки механиком, проверяющим техническое состояние машины, медицинским работником, проводящим медосмотр, диспетчером, отправляющим машину в рейс, а также непосредственным водителем.

Бланки путевого листа должны иметься в каждой компании в оптимальном количестве.

Срок хранения документа

Компании должны сохранять путевые листки на протяжении минимально 5 лет, что прописывается в Приказе Минтранса № 152 и в ФЗ № 402.

Если во время заполнения путевого листа допускаются серьезные ошибки или нарушения, то документ признается недействительным, поэтому не может использоваться для каких-либо целей. Ответственность за такие ошибки несут должностные лица, занимающиеся заполнением документации, а также непосредственный руководитель фирмы.

Как правильно разрабатывается собственная форма?

Не все компании предпочитают пользоваться едиными формами, поэтому предпочитают разрабатывать свои бланки документа. Для этого допускается пользоваться любой структурой, а также включать в документ разные пункты.

Но при формировании новой формы учитывается, что должны включаться в текст обязательные реквизиты. Без них путевой листок легко признается недействительным, поэтому не получится воспользоваться им для любых целей.

После разработки бланка, необходимо передать его образец в ФНС по месту регистрации. В этом случае можно избежать в будущем проблем с причислением расходов по путевым листкам к затратам фирмы.

Ответственность за отсутствие документа

Если водитель передвигается по дорогам без нужного комплекта документов, к которым относится и путевой листок, то это является существенным нарушением. Он привлекается работниками ГИБДД к административной ответственности, поэтому ему придется уплачивать штраф в размере 500 руб.

Юрлица при таких нарушениях уплачивают штраф в размере 100 тыс. руб. Такие же меры наказания применяются к фирмам, которые занимаются перевозками людей или грузов с помощью электрического транспорта.

Другие особенности

При заполнении путевого листа автобуса или другого транспорта учитываются другие нюансы:

  • не требуется составлять путевой лист, если используется арендованный автомобиль, но с его помощью можно учесть затраты на ГСМ в расходах фирмы;
  • составляется один листок для одной поездки, но срок его действия может варьироваться от 1 до 30 дней;
  • не разрешается заполнять документацию частично, а иначе такой документ будет признан недействительным.

Ответственное лицо, назначаемое в качестве диспетчера, должно предварительно пройти специальные курсы, позволяющие ему разобраться в правилах составления основной документации, которая должна иметься у каждого водителя компании. Дополнительно у водителя должна иметься справка о прохождении медосмотра перед рейсом.

Заключение

Путевые листки являются важными документами в любой компании, специализирующейся на перевозках грузов или людей. Они составляются специальными работниками предприятия, назначаемыми на должность путем издания приказа руководством организации.

Каждая фирма может разрабатывать свою форму документации, но в бланке должны присутствовать некоторые обязательные реквизиты. Если выявляются ошибки или нарушения, то лист признается недействительным или ничтожным.

Источник: https://BusinessMan.ru/poryadok-i-pravila-zapolneniya-putevyih-listov-kto-doljen-vyidavat-putevyie-listyi-voditelyam.html

Порядок ведения путевой документации на предприятии

журнала представлено таблицей, которая заполняется по мере выдачи путевок. Если путевой лист был неправильно заполнен, бланк испортили, данные об этом должны быть отражены в журнале формы №8. Такие путевки прикладываются к журналу, обязательно делается пометка, что листы испорчены. Сведения вводятся с сохранением хронологии оформления документов.

Для журнала учета характерна сквозная нумерация. Книга должна быть прошита и заверена подписью директора предприятия. Подпись подкрепляется печатью организации. Это необходимо для обеспечения сохранности документа и предотвращения попыток уничтожить отдельные листы книги.

Руководитель учреждения приказом назначает лицо, которое будет нести ответственность за ведение журнала.

Путевая документация

Настоящий Порядок устанавливает единые правила применения на территории Российской Федерации путевой документации при использовании автотранспортных средств индивидуальными предпринимателями. 2.

Порядок обязателен для всех индивидуальных предпринимателей (далее — предприниматель), эксплуатирующих автотранспортные средства на правах собственности, аренды или других законных основаниях, при осуществлении ими перевозочной деятельности на коммерческой основе или за собственный счет для производственных целей. 3.

Путевой лист предпринимателя (далее — путевой лист) — документ, подтверждающий выполнение им перевозки грузов или пассажиров, и может быть использован для осуществления мониторинга транспортных услуг, выполняемых предпринимателем. Примечание.

Путевая документация, необходимая для перевозки грузов

В строках «Водитель» и «Номер водительского удостоверения» записываются фамилия и инициалы водителей, работающих по данному путевому листу, и номера их водительских удостоверений на право управления автотранспортным средством.

(в ред.

Приказа Минтранса РФ от 22.09.2003 N 191) 9.5. В строке «Лицензионная карточка» указывается вид лицензионной карточки и ее регистрационный номер.

9.6. В строках, идентифицирующих автотранспортное средство, указывается марка автотранспортного средства и прицепа, их регистрационные номера.
9.7.

В строке «Водитель по состоянию здоровья к управлению допущен» проставляется подпись работника органов здравоохранения, привлеченного для проведения предрейсового медицинского осмотра, удостоверяющая состояние здоровья водителя и допуск его к управлению автотранспортным средством.

(п. 9.7 в ред. Приказа Минтранса РФ от 22.09.2003 N 191) 9.8.

Организация службы учета и ведения путевой документации

Важно Так, отдельные новые бланки разработаны для:

  • легковых автомобилей;
  • грузовых автомобилей;
  • специального транспорта;
  • легкового такси;
  • грузового таки;
  • автобусов общественных и необщего пользования.

Порядок оформления путевых листов установлен приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, который действует в редакции от 7 ноября 2017 года, вступившей в силу 15 декабря 2017 года.

Учитывают путевые листы в специальном журнале. Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2018 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.

Нормативные документы по оформлению путевых листов

Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на указанную стоянку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя. 15.

В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку — в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку. 16.

Индивидуальные бланки ПЛ Не каждой организации подходят унифицированные формы, разработанные государственными структурами.

Иногда некоторые графы оказываются для той или иной фирмы лишними, поэтому допустима разработка индивидуальных бланков ПЛ.

Они должны содержать предусмотренные законом обязательные реквизиты, остальные могут быть добавлены или убраны по желанию руководителя компании. В любом случае подобный бланк считается законным и может быть представлен по требованию в соответствующие государственные структуры.

Срок действия документа Согласно правилам заполнения путевых листов, в них в обязательном порядке указывается период действия.

Необходимо помнить, что унифицированная форма используется не более двадцати четырех часов.

В особом случае в дополнительные графы должна быть внесена пометка.

А вот у индивидуального бланка срок действия продлен до тридцати дней.

Источник: http://aval48.ru/poryadok-vedeniya-putevoj-dokumentatsii-na-predpriyatii/